社会人基礎力:これだけは押さえたい企業に嫌われないための5個の「電話マナー」

面接の日程調整や、OB・OG訪問の際の連絡などで、企業の社員と電話でやりとりする機会も意外と多いです。そのため、電話の基本的なマナーも押さえておきましょう。敬語などはもちろん、就活生が見落としがちな「かける時間や場所のマナー」なども重要です。
企業に入社した後に否応なく必要となります。就職活動のなかでしっかり身につけておきましょう。なお、これより先の内容は、9時~18時が就業時間の企業を例とします。

◆1. 「電話をかける時間」に注意
・始業時間直後(9~10時)は、控えましょう。企業は、朝会やメールチェックなどで忙しい時間帯です。
・昼休憩前後(12~13時)は、控えましょう。社員は席を外していることが多く、取り次ぎの二度手間、三度手間が発生しやすいです。また、そもそも休憩時間ですので、マナーとしてかけないようにしましょう。
・終業時間直前(17~18時)は、控えましょう。社内は、意外にばたついていることが多いです。

電話をかける時間で無難なのは、【 11時~12時 】【 14時~16時 】あたりの時間です。特に朝方はバタバタしているケースが多いので、【 14時~16時 】の方が良いでしょう。

ほかの終業時間の場合も考慮して、避けるべき時間の目安を簡単に挙げておきます。

・始業時間より前
・始業開始から1時間
・昼休憩(9時始業なら12時から1時間。10時始業なら13時から1時間)
・終業時間直前の1時間
・終業時間以降(あまり遅くなければ問題ない)

◆2. 「電話をかける場所」に注意
携帯電話でかける場合、以下の点に注意しましょう。

・電波状況は良好か
・周囲はうるさくないか
・バッテリーは十分か

途中で電話が切れてしまったりすると、かけ直しの手間がかかりますし、周囲が騒がしくてうまく聴き取れないと、話の内容を何度も確認しなければならなくなります。どちらもよろしいことではありません。

特にかける場所は、意外に気を遣わない就活生が多いです。駅のホームや線路の近く、交通量の多い道路の側などは控えましょう。もし周囲が騒がしければ、場所を移動する旨を伝えて、少し時間をもらいましょう。

◆3. 「留守番電話」や「非通知設定」に注意
「留守番電話機能」は、ONにしておきましょう。
そうすれば、企業の担当者はメッセージを残してくれます。それがないと折り返すときに、誰宛てにかければ良いのか、どういった用件で電話をもらったのかが分かりません。その確認で企業に手間を取らせてしまうことになります。

また、「非通知設定」は、念のため解除しておきましょう。企業からの電話が非通知で来ることはあまりありませんが、稀にかかってくることもあります。

◆4. 遅刻の連絡は、15分くらい前までに入れる
面接などの予約時刻に遅れてしまうこともあるかと思います。その場合、なるべく早めに連絡しましょう。どんなに遅くとも15分くらい前までには入れておきたいところです。

就活生が一人遅刻すると、それ以降の面接の時間を少しずらさなければならない可能性もありますし、面接官を待たせることにもなってしまいます。特にグループ面接などの場合、ほかの就活生にも迷惑がかかります。遅刻が確実(もしくは遅刻する可能性が高そう)な場合、分かった段階で早急に連絡しましょう。

◆5. 基本的な敬語や応対のマナーを忘れない
ざっと覚えておいて欲しいのは、次のような点です。

1. まず名乗る(「もしもし」は厳禁)
2. こちらからかけた場合、いま時間があるか尋ねる(いまお時間よろしいですか?)
3. 用件を端的に伝える
4. 話の分からない場合、丁寧に「もう一度お願いします」と素直に伝える
5. 面接の日時などは復唱で確認する
6. 御礼を添える

特に注意して欲しいのが、4. と 5. です。これは就活生が意外に忘れがちな部分です。
たとえば、4. について。
相手の話の内容が理解できなかったとき、「失礼にあたるかな……」と思って聞き返さない就活生がいますが、これは絶対にいけません。分からなかったら、素直に「申し訳ございません。もう一度お願いできますか?」と尋ねましょう。うやむやな理解のまま話を進めてしまうのが、一番やってはいけないことです。
また、社員の声が聴こえにくいことがありますが、そのときも「申し訳ございません。お電話が少し遠いようでして、もう一度お願いできますか?」と丁寧に尋ねましょう。

5. も注意が必要です。
面接の日時などの調整を電話で行うことがありますが、このとき必ず復唱して確認するようにしましょう。
たとえば、社員から「12月21日の11時に、弊社までおこしください」と電話があったとします。このとき、就活生が「12月27日の17時」と勘違いしてしまう可能性があります。1の「いち」という発音と、7の「しち」という発音が紛らわしいためです。
日時は間違って覚えるわけにいかないので、きっちりと復唱して確認する癖をつけましょう。

どれも基本的なことですので、今更と思うかもしれませんが、基本だからこそしっかりと再度確認しておきましょう。

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